Tämä on 21kind Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.4.2023.
Yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää. Päivitämme ja tarkistamme tätä tietosuojailmoitusta sitä mukaa, kun uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia lisätään sivustolle. Tältä sivulta löydät aina ilmoituksen ajantasaisen version.
1. Rekisterinpitäjä
21kind Oy, Kalaxintie 374, 07320 Porvoo
Y-tunnus: 3215586-7
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Anu Lyra, anu.lyra@21kind.fi, 0449886683
3. Rekisterin nimi
21kind Oy kerää henkilötietoja 21kind.fi-sivustonsa (”sivusto”) käyttäjistä. Tietosuojailmoitusta sovelletaan 21kind.fi –sivustoon.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:
Sopimuksen täytäntöönpanemiseksi:
• perustiedot (nimi, yhteystiedot, syntymäaika)
• Tunnistamistiedot
• Yhteystiedot
Rekrytoinnin täytäntöönpanemiseksi:
• hakijan perustiedot (nimi, yhteystiedot, syntymäaika)
• hakijan koulutus- ja työkokemustiedot
• hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä
• hakijan kokemus- ja osaamisprofiilia kuvaavat tiedot
• hakijan vapaamuotoisesti kirjoittamat lisätiedot
Oikeutettu etu ylläpitää ja kehittää sivustoa sekä viestiä ja markkinoida 21kindin toiminnasta:
• Käsiteltävät henkilötiedot viestintä- ja markkinointitarkoituksiin
• Sivuston käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot
• Uutiskirjeen käyttäjäprofiiliin liittyvät tiedot
• Sivuston tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
- Sivuston käyttäminen
- Sivuston ylläpitäminen ja kehittäminen
- Sivuston käyttökokemuksen parantaminen keräämällä tietoa sivustolla vierailusta hyödyntäen evästeitä ja muita analyysiteknologioita
- Viestintä- ja markkinointikäyttö
- Sivuston tietoturvasta huolehtiminen, ja väärinkäytösten ehkäisy ja tutkinta.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
- Tunnistetiedot, kuten titteli, asema, yritys/organisaatio sekä etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Sivuston käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot: esimerkiksi vierailun aika; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivustolle; sivustolla vieraillut sivut; verkkoselaimen tyyppi, IP-osoite sekä selaimen (esimerkiksi Chrome) versio, laitteen käyttöjärjestelmä ja käyttöliittymä ja vastaavat tekniset tiedot. Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita kerätäksemme tätä tietoa.
- Uutiskirjeen käyttäjäprofiiliin liittyvät tiedot; kuten tilaajaa kiinnostavat palvelut, uutiskirjeen tilaaminen (päivämäärä ja aika), sisältö, klikatut linkit, IP-osoite; selaintyyppi -ja versio sekä laitetyyppi.
- Rekrytointi: tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää 21kind Oy:sta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi käsittelyn oikeusperusteen voimassaolon ajan.
Esimerkiksi työsuhteen päätyttyä poistamme sivustoltamme työntekijän yhteystiedot. Muiden käyttäjien tietoja säilytetään niin kauan, kuin oikeutetun etumme voidaan perustellusti katsoa olevan olemassa. Oikeutetun edun olemassaolon määrittelemme esimerkiksi verkkopalveluidemme käytön ja välisemme yhteydenpidon perusteella. Pääsääntöisesti muiden käyttäjien tietoja säilytetään vuoden ajan viimeisestä kirjautumisesta tai sivuston käytöstä, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Työnhakijan antamia hakemustietoja säilytetään hakijarekisterissä tietyn tehtävän osalta kolmen (3) kk:n ajan, jonka jälkeen ne siirretään arkistoon, jossa niitä säilytetään kahden (2) vuoden ajan, ja niihin voidaan palata myöhempien hakujen yhteydessä.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
21kind Oy siirtää vain tässä tietosuojailmoituksessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja:
1) Palveluntarjoajat
21kind Oy käyttää verkkosivun ylläpitämisessä ja palvelun tuottamisessa tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita. Siirrämme henkilötietojasi näille kumppaneillemme vain siinä laajuudessa, kuin nämä kumppanimme tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita 21kind Oy:lle tämän tietosuojailmoituksen määrittelemissä tarkoituksissa.
Saatamme käyttää Internet-sivustoillamme palveluntarjoajien ns. yhteisöliitännäisiä toimintoja, kuten Facebookin Jaa-painiketta, jolloin sisältö tulee suoraan Facebookista.
Käytämme Internet-sivustoillamme palveluntarjoajien evästeitä, kuten mm. Google Analyticsin evästeitä, joiden avulla verkkosivujen käytöstä voidaan laatia tilastoja ja analysoida sivuston käyttöä. Lisätietoja käyttämistämme evästeistä ja siitä miten voit muuttaa evästeitä koskevia asetuksia saat Evästekäytännöistämme.
2) Oikeudelliset syyt
Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli pääsy henkilötietoihin tai niiden muu käsittely on tarpeen i) soveltuvan lainsäädännön ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi; ii) väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen.
Sivuston palvelin sijaitsee EU-alueella. Pyrimme toteuttamaan kaikki sivustoomme liittyvät palvelut EU-alueella tai Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen. Sivustomme käyttämiseen liittyviä palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös kolmansissa valtioissa sijaitsevia toimijoita ja palvelimia käyttäen, ja tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Mikäli siirrot kohdistuvat sellaisiin kolmansiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot suojataan asianmukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin. Voit pyytää tietoja näistä kansainvälisistä tietojen siirroista sekä käyttämistämme asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä mainittuun yhteyshenkilöömme.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Valitusoikeus
Jos henkilötietojesi käsittelyssä on mielestäsi rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Lisätietoja löydät tietosuojavastaavan verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/etusivu