Maailma – ja yritysmaailma – ovat dynaamisia järjestelmiä. Ne ovat jatkuvan muutoksen tilassa. Markkina on samalla kilpailu. Jotta yritykset pysyvät kilpailussa mukana, niiden täytyy sopeutua ja sopeuttaa toimintaansa.
Yleensä se tarkoittaa muutoksia tavoiksi muodostuneisiin toimintatapoihin ja tuttuihin järjestelmiin. Se taas edellyttää uuden oppimista. Eikä pelkkä uusien järjestelmien ja toimintatapojen käyttöönotto edes riitä, vaan pitää ymmärtää, miten ne vaikuttavat yritykseen kokonaisuutena. Puhutaan systeemisestä muutoksesta, joka tarkoittaa toimintamallien, rakenteiden ja näiden vuorovaikutusten samanaikaista muutosta (Sitra).
Systeemisestä näkökulmasta tarkasteltuna muutoksen läpiviennissä tulee huomioida mahdolliset muutostarpeet johtamiskäytäntöihin, työn organisointiin, järjestelmien toimivuuteen, henkilöstön koulutustarpeisiin, sisäisiin toimintamalleihin, palkitsemisjärjestelmiin sekä muutoksen vaikutukset asiakkaisiin. Näin ollen ei todellakaan riitä, että henkilöstön kanssa käydään läpi strategiakalvoja, tehostetaan sisäistä viestintää ja voimaannutetaan ihmisiä. Muutoksen onnistuneessa johtamisessa oleellista on se, että johto ymmärtää halutun tahtotilan syy-seuraussuhteet ja muutosta tarkastellaan pistemäistä tekojen sijaan kokonaisuutena. Näin johtaminen, sisäiset toimintamallit ja -prosessit sekä palkitsemiskäytännöt valjastetaan tukemaan muutosta ja muutokselle luodaan sen tarvitsema tila toteutua.
Kokonaisuuden hahmottaminen on tärkeää, mutta vielä tärkeämpää on rakentaa silta kalvoista konkretian tasolle. Puhutaan toimeenpanokyvystä – eli siitä, että muutoskalvojen ja käytännön tekemisen välinen kuilu katetaan arjen tasolle viedyllä toimeenpanosuunnitelmalla. Toimeenpanon ehkä suurin haaste on hyvin usein se, että muutos jää pinnalliseksi sanahelinäksi sen jälkeen, kun se on ensin henkilöstölle esitelty. Eli muutosta ei ole viety käytännön tekemisen tasolle esihenkilöiden ja asiakasrajapinnan tekijöiden perspektiivistä. Kaikkien tulee ymmärtää, miten ylätason tavoitteet konkretisoituvat omassa arjessa – mikä muuttuu, mitä poistuu, mitä tulee tilalle. Jos henkilöstö ei pysty sisäistämään muutosta ja sen haluttuja vaikutuksia, voi muutokseen olla hankala sitoutua. Tai vielä pahempaa, muutoksen vaikuttavuus jää hyvin heikoksi ja siihen käytetyt resurssit valuvat hukkaan.
Kiteytettynä muutosten toimeenpanoon liittyen voidaan tunnistaa kolme johtamisen haastetta:
1. Suunnitelman ja arjen teot eivät kohtaa
Suunnittelu on vaativaa ja haastavaakin, mutta loppujen lopuksi silloin on vasta listattu tekemistä vaativat asiat. Vasta ylätason suunnitelmien työstäminen arjen toimeenpanosuunnitelmaksi käynnistää muutoksen. Johdon tehtävä on paitsi viestiä muutoksen tavoitteista, myös huolehtia siitä, että jokainen ihminen organisaatiossa ymmärtää muutoksen vaikutuksen omassa yksikössään ja pääsee pohtimaan sitä, mitä muutos tarkoittaa oman työn kannalta.
2. Tavoiteltu muutoksen tila osataan teoriassa, mutta käytännön toimeenpano mielletään lähinnä viestinnäksi
Viestintä on tärkeää yhteisen ymmärryksen ja sitoutumisen kannalta, mutta henkilöstö tarvitsee viestinnän lisäksi tukea ja sparrausta arjessaan. Pohdittavaksi tulee paitsi yksilöllinen tuen tarve, myös osaamisen kehittäminen ja oppimisen johtamisen keinot. Sisäisten prosessien lisäksi on tärkeää miettiä myös asiakasnäkökulmaa tekijöiden kannalta. Eli että yhdessä pohditaan minkälaista sanoitusta, ongelmanratkaisua ja tekemistä muutokset edellyttävät henkilöstöltä, jotta työn tehokkuus ei muutosten johdosta kärsi vaan asiakkaat saavat entistä parempaa palvelua.
3. Johtamisen johtaminen on puutteellista
Muutosta tulee johtaa organisaation jokaisella tasolla systemaattisesti ja johdonmukaisesti. Liian usein muutoksen toimeenpanon suunnittelu ja toteutus jää yksin keskijohdon / lähiesimiesten harteille eivätkä he saa riittävästi tukea omalle muutosmatkalleen. Keskijohdon ja lähiesihenkilöiden tuki ja sparraus varmistavat sen, että muutosta edistetään kokreettisin toimenpitein myös heidän suuntaansa.
Miten teillä onnistutaan muutoksien toimeenpanossa?
